Entrate: precisazioni sulla corretta digitalizzazione delle note spese

Entrate: precisazioni sulla corretta digitalizzazione delle note spese

Forniti chiarimenti sulla dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi (AdE - risposta 24 giugno 2024, n. 142)

Nel caso di specie, la società istante, desidera procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale, per semplificare la preparazione, la gestione ed il controllo delle note spese, rendendo più efficiente l'intero processo.

A tal fine, l'istante riferisce che, il sistema informatico che si sta attivando consente di creare automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta partendo dalla scansione sicura del giustificativo cartaceo tramite apposita applicazione installata sullo smartphone aziendale, utilizzando la tecnologia "OCR". La tecnologia OCR è in grado di riconoscere automaticamente il nome dell'esercente, la data e l'ora, la città, gli importi e il tipo di giustificativo (Es.: vitto - cena, vitto - pranzo, Taxi etc.). Una volta rilevate tutte le informazioni relative alle suddette spese, il sistema compilerà automaticamente i campi corrispettivi della spesa all'interno di un "form" prima di procedere alla fase successiva di inserimento di tale spesa all'interno della nota spese del lavoratore dipendente.

La nota spese sarà quindi composta da una serie di record contenenti le informazioni, native digitali, con gli importi, le tipologie di spese e tutte le informazioni necessarie, corredate da una immagine corrispettiva del documento cartaceo originale.

Sia l'applicazione sullo smartphone che il sistema di gestione delle trasferte in formato Desktop saranno accessibili ai soli lavoratori dipendenti riconosciuti e autenticati a più fattori (Single Sign On in primis). Tutte le attività di accesso al sistema, di compilazione delle note spese, di modifica delle stesse saranno registrate tramite opportuni log del sistema informatico.

Il sistema, inoltre, garantisce che il documento caricato tramite fotocamera, riportato automaticamente in modalità analitica in nota spese e poi approvato dal proprio responsabile, godrà di caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità e sarà archiviato automaticamente a norma di legge. Il documento non sarà quindi più modificabile dal lavoratore dipendente.

La soluzione informatica sarà arricchita con strumenti di Intelligenza Artificiale ("IntelligentAudit') che consentiranno un controllo automatico sulla coerenza delle note spese e delle spese in essa contenute, rispetto al documento ad esse allegate tramite scansioni/fotografia, mettendo in evidenza eventuali discordanze, incoerenze, errori di imputazioni, tentativi di sottomissione plurima del medesimo giustificativo e molti altri controlli ancora.

La nota spese così compilata e controllata sarà sottoposta a processo autorizzativo interno, dove il responsabile potrà verificare, de visu, la nota spese e i relativi giustificativi allegati per ogni singola spesa.

A valle del processo di verifica e approvazione, la nota spese sarà pronta per essere inviata, tramite integrazione, verso l'ente archiviatore certificato AGID, al fine di effettuare l'arricchimento dei metadati necessari alla ricerca e al reperimento dele spese in caso di controlli e apponendo la firma digitale del responsabile della conservazione.

Tanto premesso, l'istante chiede se:

1) la procedura descritta sia conforme alla disciplina normativa di riferimento (DLgs 7 marzo 2005, n. 82 e MEF - Decreto 17 giugno 2014);

2) gli allegati alle note spese dematerializzate e conservate con le modalità anzidette possano formare oggetto di distruzione;

3) i documenti rilasciati ai dipendenti in trasferta per i servizi di trasporto dei taxi abbiano i requisiti per essere considerati ''documenti originali non unici", pertanto, possano essere dematerializzati e conservati.

L'Agenzia rammenta che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale - ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari - come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (art. 2, dm 17 giugno 2014 e art. 3 D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).

Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti (ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ai sensi dell'art. 23-bis del CAD) e che la procedura sia interamente dematerializzata.

Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del TUIR e dei vari documenti di prassi in materia) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

Quanto alla natura dei giustificativi che si allegano alle note spese, essi trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato - con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell'originale - senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche.

In merito all'efficacia probatoria delle copie per immagine di documenti analogici, la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia. Le copie formate sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere agli obblighi di conservazione previsti dalla legge (art. 22 del CAD).

Con specifico riguardo, infine, alle modalità di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti, trattasi di servizi soggetti all'obbligo di fatturazione su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell'operazione.

La fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, sicché può essere considerata documento analogico non unico. Le medesime prestazioni sono, invece, esonerate dall'obbligo di certificazione tramite scontrino o ricevuta fiscale.

Dal 1° gennaio 2024, ove sia richiesta la fattura, è obbligatorio che la stessa sia emessa elettronicamente tramite il ''Sistema di Interscambio" (SdI) (art. 1, co. 3, DLgs 5 agosto 2015, n. 127). Tuttavia, le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell'Agenzia delle entrate; una copia della fattura elettronica ovvero in formato analogico sarà messa a disposizione direttamente da chi emette la fattura. È comunque facoltà dei consumatori rinunciare alla copia elettronica o in formato analogico della fattura.

Laddove, invece, il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sembra sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati. È necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).

Entrambi i documenti - potendo risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (ad esempio nella contabilità del prestatore tenuto agli adempimenti fiscali e, relativamente alla contabile del pagamento, anche nell'estratto conto del titolare della carta di credito/debito) - sono comunque documenti analogici originali "non unici".

Di contro, laddove il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale prescritto.

Una volta completata la procedura di conservazione dei predetti documenti in formato elettronico conformemente alle disposizioni di riferimento, è possibile procedere alla distruzione degli eventuali originali cartacei.

di Anna Russo

Fonte normativa

• AdE - risposta 24 giugno 2024, n. 142