Controlli a distanza: precisazioni sui provvedimenti autorizzativi

Controlli a distanza: precisazioni sui provvedimenti autorizzativi

Forniti chiarimenti sul rilascio di provvedimenti autorizzativi nelle ipotesi in cui, in sede istruttoria del relativo procedimento amministrativo, risulti che il datore istante non è il titolare dei dati acquisiti dai sistemi per i quali si chiede autorizzazione (INL – nota 25 settembre 2024 n. 7020)

Non è possibile autorizzare l'installazione e l'utilizzo di impianti audiovisivi o di altri strumenti di controllo nelle ipotesi in cui, in sede istruttoria del relativo procedimento amministrativo, risulti che il datore istante non sia il titolare dei dati acquisiti dai sistemi per i quali si chiede autorizzazione, in quanto il trattamento, la conservazione e la titolarità della protezione di tali dati sono, invece, riconducibili alla diretta disponibilità di un diverso soggetto imprenditoriale, terzo rispetto alle parti del rapporto di lavoro e quindi come tale estraneo all'istanza, ancorché titolare di rapporto di natura commerciale (ad es. società committente nell'ambito di un contratto di appalto, franchising) con il medesimo istante.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, ricadono in tale casistica le richieste di installazione di sistemi GPS sui veicoli di proprietà di una società "vettore", che opera per conto di un committente.

La società vettore procede alla presentazione dell'istanza di installazione, in qualità di datore di lavoro dei lavoratori oggetto di tracciamento, ma la necessità di installare tali sistemi GPS sui veicoli risulta spesso dettata, più che da ragioni strettamente legate all'istante, da un obbligo imposto dai committenti nei contratti stipulati con quest'ultimo.

Inoltre, nella documentazione tecnica allegata alla medesima istanza, spesso non è chiaro chi ricopra effettivamente i ruoli di Titolare del trattamento e di Responsabile del trattamento dei dati desunti dai suddetti sistemi, diversamente da quanto indicato nell'informativa consegnata in un secondo momento ai lavoratori interessati, in cui si evince in maniera chiara che il Titolare del trattamento di fatto è la società committente e non il vettore/datore di lavoro.

Infine, non di rado, lo stesso contratto tra committente e società vettore prevede anche l'obbligo, in capo a quest'ultima, di allontanare immediatamente dal luogo di prestazione dei servizi, a richiesta del committente, il collaboratore o il dipendente il cui comportamento non sia coerente con i requisiti di capacità professionale, serietà e moralità richiesti dall'esecuzione dei servizi di cui al contratto.

Nei casi sopra citati, pertanto, a prescindere da eventuali ulteriori censure sotto il profilo della disciplina sulla privacy, non è dunque possibile autorizzare l'installazione e l'utilizzo di strumenti, dovendosi concludere il procedimento amministrativo con un provvedimento di rigetto con le seguenti motivazioni: "le motivazioni giustificatrici richieste dal comma 1 del citato articolo 4 ed addotte in istanza (tutela del patrimonio aziendale, ragioni organizzative e produttive, sicurezza del lavoro), non sono ascrivibili al datore di lavoro istante, non potendosi conseguentemente operare alcuna corretta valutazione nell'ottica del bilanciamento di interessi con la tutela della dignità e della riservatezza dei lavoratori a causa della dissociazione tra il soggetto richiedente l'autorizzazione e il soggetto imprenditoriale titolare del trattamento dei dati dei lavoratori della società istante, del tutto estraneo sia all'istanza preordinata al rilascio dell'autorizzazione che ai rapporti incisi negativamente dagli eventuali controlli da remoto".

Diversamente, infatti, del provvedimento autorizzativo dell'INL beneficerebbe il soggetto terzo (committente) rispetto a quello che si sarebbe dovuto presentare ex lege come unico titolare dell'iniziativa, tanto ai fini della presentazione dell'istanza in parola che, per l'effetto, ai fini del trattamento dei dati. Di questi ultimi il legittimo istante potrebbe giovarsi solo in via indiretta ed eventuale, ed esclusivamente per effetto di una fonte negoziale (il contratto).

di Francesca Esposito

Fonte normativa

• INL – nota 25 settembre 2024 n. 7020

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