Il fascicolo informatico d’impresa: un nuovo strumento per le imprese italiane

Il fascicolo informatico d’impresa: un nuovo strumento per le imprese italiane

Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 251 del 25 ottobre 2024, il Decreto 17 settembre 2024, n. 159, emanato dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, relativo alla formazione e gestione del fascicolo informatico d'impresa

Il regolamento attuativo in oggetto è stato promulgato ai sensi dell'art. 4, co. 6, DLgs 25 novembre 2016, n. 219, che delegava al Ministero la regolamentazione della formazione e della gestione del fascicolo informatico d’impresa e rappresenta un passo fondamentale verso la digitalizzazione dei processi documentali d'impresa in Italia. Tale innovazione ha l’obiettivo di centralizzare e semplificare l’accesso alla documentazione aziendale, garantendo efficienza, trasparenza e sicurezza per le imprese e gli enti regolatori.

Di seguito, esploriamo i punti principali del decreto, le sue implicazioni pratiche e le novità di cui imprese, professionisti e operatori devono essere a conoscenza.

Struttura e finalità del fascicolo informatico d’impresa (art. 2)

L’art. 2 definisce il fascicolo informatico d’impresa come un’aggregazione documentale digitale contenente tutti i documenti relativi a ciascuna impresa o soggetto economico iscritto al Registro delle Imprese (REA). Il fascicolo è tenuto dalle Camere di Commercio territorialmente competenti e collegato informaticamente al REA, consentendo così un accesso centralizzato e coordinato per gli enti pubblici. In linea con i principi di trasparenza, i soggetti pubblici possono accedere gratuitamente a tali documenti per finalità istituzionali, senza gravare sulle imprese con richieste di documenti già presenti nel fascicolo.

Alimentazione e trasmissione dei documenti (artt. 3 e 4)

Gli articoli 3 e 4 del decreto disciplinano l’alimentazione del fascicolo informatico, che avviene tramite la trasmissione di documenti da parte di vari soggetti istituzionali, tra cui il SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) e le amministrazioni responsabili di procedimenti o controlli sull’attività d’impresa. Tali soggetti inviano una copia digitale dei documenti alle Camere di Commercio per l’inserimento nel fascicolo entro tempi definiti, che variano in base alla natura dell’atto e della procedura. Ad esempio, la trasmissione deve avvenire entro cinque giorni dalla data di comunicazione del provvedimento all’impresa, o dalla data di ricezione del documento da parte del SUAP.

Tassonomia dei documenti e conservazione (artt. 5 e 6)

Il decreto introduce una classificazione standard (tassonomia) per i documenti trasmessi al fascicolo, che viene periodicamente revisionata dalle Camere di Commercio per adattarsi alle esigenze degli utenti. La conservazione dei documenti è gestita secondo le normative vigenti in materia di archiviazione digitale e protezione dei dati, garantendo la rappresentazione sia dello stato attuale sia dello storico aziendale. Una volta scaduto il termine di conservazione, i documenti delle imprese individuali sono eliminati, mentre i dati personali nei fascicoli di altre entità giuridiche vengono anonimizzati.

Accesso privato e trattamento dei dati (artt. 7 e 8)

L’art. 7 regola l’accesso dei privati ai documenti del fascicolo, i quali possono essere consultati previo pagamento dei diritti di segreteria e in conformità alle disposizioni in materia di privacy. Per quanto riguarda la protezione dei dati, l’art. 8 chiarisce le responsabilità di trattamento: le Camere di Commercio sono titolari dei dati conservati, mentre i SUAP e altre amministrazioni coinvolte nella trasmissione dei documenti sono responsabili per i dati trasmessi.

Applicazione graduale delle disposizioni (art. 9)

Il Decreto prevede un cronoprogramma per l’implementazione delle norme, stabilendo che i SUAP e le altre amministrazioni dovranno diventare operativi entro specifiche scadenze, garantendo l’interoperabilità dei loro sistemi con il fascicolo attraverso la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND). È altresì prevista la possibilità di estendere le disposizioni anche ad altri soggetti in base ai risultati ottenuti e alle esigenze di progressiva inclusione di informazioni rilevanti.

Impatto e Prospettive per le Imprese Italiane

Il regolamento in questione non comporta nuovi costi diretti per la finanza pubblica (art. 10), ma presenta implicazioni significative per le imprese e i professionisti. Per le aziende, il fascicolo digitale semplifica l’interazione con le pubbliche amministrazioni, riducendo la burocrazia e agevolando l’accesso ai documenti. Tuttavia, i professionisti e le imprese dovranno familiarizzare con il processo di consultazione e con le modalità di pagamento dei diritti di segreteria, oltre a garantire la conformità alle nuove norme di trasmissione dei documenti aziendali. La corretta implementazione del fascicolo informatico d’impresa porterà benefici sia alle imprese, in termini di efficienza e riduzione dei costi, sia agli enti pubblici, che potranno disporre di strumenti di controllo più efficaci.

di Anna Russo

Fonte normativa

• MIMIT - DM 17 settembre 2024, n. 159