Rapporto di lavoro: strumenti digitali per assolvere gli obblighi documentali

Rapporto di lavoro: strumenti digitali per assolvere gli obblighi documentali

Il Ministero del lavoro ha fornito chiarimenti sulla possibilità di assolvere, mediante strumenti digitali, gli obblighi documentali connessi all'instaurazione del rapporto di lavoro (MLPS - interpello 30 settembre 2026 n. 2)

Con precedenti interpelli, il Ministero del lavoro ha ritenuto ammissibile l'assolvimento dell'obbligo di consegna del prospetto paga mediante posta elettronica certificata, in quanto ritenuta idonea a garantire l'effettiva disponibilità del documento al lavoratore, a condizione che vi sia la prova dell’effettiva consegna del documento alla scadenza prevista per il pagamento della retribuzione e che il datore ponga a disposizione del lavoratore idonee tecnologie e attrezzature informatiche per la ricezione e la stampa del prospetto, così da assicurare che i relativi oneri non gravino sul prestatore.

Successivamente, è stato ulteriormente chiarito che la consegna può avvenire anche mediante posta elettronica ordinaria o mediante collocazione del documento in un'apposita area riservata accessibile al lavoratore con password o codice segreto personale, purché resti garantita la possibilità di entrare nella disponibilità del documento e di materializzarlo e sempre che risulti tracciabile la relativa messa a disposizione.

Tali principi, fondati sulla considerazione che la normativa di riferimento non impone l'utilizzo di uno specifico supporto materiale per la trasmissione della documentazione, possono ritenersi applicabili anche agli ulteriori documenti concernenti il rapporto di lavoro che non richiedano una manifestazione di volontà o una dichiarazione del lavoratore.

Tale conclusione appare altresì coerente con l'evoluzione del quadro normativo in materia di amministrazione digitale. Sotto il profilo tecnico-organizzativo, infatti, non si ravvisano elementi ostativi alla messa a disposizione della documentazione mediante un'area riservata di una piattaforma aziendale accessibile al lavoratore interessato, purché il processo adottato assicuri adeguate garanzie in ordine all'identificazione dell'utente, all'accessibilità e disponibilità della documentazione, alla sua integrità, nonché alla tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta dalla disciplina del singolo documento, della relativa presa visione.

La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro oppure dal professionista incaricato o da un fornitore di servizi, ferme restando la responsabilità datoriale per l’adempimento e l’osservanza della disciplina sulla protezione dei dati personali. Al riguardo assumono rilievo le disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale, nonché le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici adottate dall'AgID.

Pertanto, in assenza di disposizioni che prescrivano specifiche modalità di consegna, gli obblighi documentali possono essere assolti mediante messa a disposizione dei documenti in un'area riservata della piattaforma aziendale accessibile esclusivamente al lavoratore interessato, purché siano garantiti:

a) l'identificazione dell'utente e la sicurezza del processo di accesso;

b) l'accessibilità e la disponibilità della documentazione da parte del lavoratore, intese come possibilità di visionare, conservare e riprodurre i documenti;

c) l'integrità dei documenti;

d) la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione da parte del lavoratore.

La messa a disposizione può riguardare contestualmente più documenti, anche con un'unica conferma di presa visione riepilogativa, purché il sistema registri distintamente, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e la relativa presa visione, laddove richiesta. Le medesime garanzie possono essere assicurate anche mediante trasmissione con posta elettronica certificata o con altri strumenti telematici che consentano la prova dell'avvenuta consegna.

L'eventuale indisponibilità temporanea della piattaforma non esonera dal rispetto dei termini previsti per i singoli adempimenti; il datore di lavoro deve pertanto assicurare modalità alternative di consegna, conservandone evidenza.

Riguardo alla documentazione che richiede, invece, una dichiarazione di scienza o di volontà del lavoratore, occorre distinguere il momento dell'identificazione elettronica di tale soggetto da quello della formazione e sottoscrizione del documento informatico.

Sotto il primo profilo, l'utilizzo di strumenti di identificazione elettronica quali il Sistema pubblico di identità digitale (SPID) e la Carta d'identità elettronica (CIE) consente di associare con adeguato grado di affidabilità l'operazione effettuata al soggetto che vi accede.

L'identificazione effettuata mediante SPID o CIE non può essere considerata, di per sé, equivalente all'apposizione di una firma elettronica, dovendosi invece verificare l'idoneità del processo informatico complessivamente adottato ad assicurare le garanzie richieste dall'articolo 20 del CAD e dalla relativa disciplina tecnica.

Ai fini della validità ed efficacia del documento informatico, assumono infatti rilievo le disposizioni secondo cui il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta ed è idoneo a produrre gli effetti previsti dall'articolo 2702 del codice civile quando vi sia apposta una firma digitale, una firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, ovvero quando esso sia formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo che ne garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca al medesimo autore.

Per i documenti a contenuto meramente informativo è sufficiente la messa a disposizione tracciata secondo le garanzie indicate con riferimento al primo quesito; per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore è necessaria la sottoscrizione con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata.

Per tutte le tipologie di documenti oggetto del presente interpello, il datore di lavoro dovrà essere in grado di dimostrare, anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, l'effettivo assolvimento degli adempimenti e la corretta formazione dei documenti, mediante la conservazione delle evidenze informatiche idonee a comprovare l'avvenuta messa a disposizione della documentazione e, nei casi in cui sia richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità della stessa al soggetto dichiarante con le modalità sopra richiamate.

di Francesca Esposito

Fonte normativa

• MLPS - interpello 30 settembre 2026 n. 2